Inventario de sistemas de IA: cómo hacerlo en una semana
Hacer un inventario de sistemas de IA suena a burocracia y, sin embargo, es el ejercicio que más rápido cambia la conversación en una dirección. Porque casi siempre revela que la empresa usa mucha más inteligencia artificial de la que creía, y que nadie decidió nada de eso.
Qué es un inventario de sistemas de IA
En primer lugar, es una lista viva de todas las herramientas y automatizaciones con IA que se usan en la empresa, con cuatro datos por cada una: para qué sirve, quién la usa, qué datos entran y quién responde si se equivoca. Nada más.
Sin embargo, esos cuatro datos son los que te faltan cuando un cliente te manda un cuestionario de proveedor, cuando preparas la certificación ISO 42001 o cuando alguien pregunta si se puede subir ese archivo a ChatGPT.
Además, es el primer entregable de cualquier proyecto de gobernanza. Sin él, lo demás son buenas intenciones.
Por qué casi todas las empresas se quedan cortas
Aquí está el patrón que vemos una y otra vez. Es decir, la dirección cree que tiene dos o tres herramientas. En cambio, el inventario real saca entre diez y veinte.
La diferencia no está en los sistemas grandes, porque esos todo el mundo los recuerda. Está en lo pequeño y disperso:
- Suscripciones individuales pagadas, además, con la tarjeta de cada uno.
- Funciones de IA activadas dentro de herramientas que ya teníais, desde el correo hasta el CRM.
- Automatizaciones montadas, por ejemplo, por alguien del equipo que ya no está.
- Transcriptores de reuniones que entraron solos en una videollamada.
- Traductores y correctores instalados como extensión del navegador.
Por eso un inventario de sistemas de IA bien hecho no empieza preguntando qué herramientas usamos. Empieza preguntando qué tareas se hacen más rápido que antes.
Cómo hacer el inventario de sistemas de IA en una semana
Este es el método que usamos y que puedes copiar tal cual. Son cinco pasos y, de hecho, ninguno necesita un departamento técnico.
- Anuncia una amnistía. Di por escrito que nadie va a tener problemas por contar lo que usa. Porque sin esto el inventario sale falso.
- Pasa una encuesta de cinco preguntas al equipo. Qué herramienta, para qué tarea, cada cuánto, con qué cuenta y si sube documentos.
- Cruza con lo que ya sabes. Revisa gastos de tarjeta, extensiones del navegador y aplicaciones conectadas a vuestro correo corporativo.
- Entrevista a dos o tres personas clave. Así, en media hora cada una aparece siempre algo que la encuesta no capturó.
- Vuelca todo en una sola tabla y ponle dueño a cada fila.
En resumen, dos días de recogida, dos de cruce y uno de consolidación. No hace falta más.
Qué columnas debe tener el inventario de sistemas de IA
Menos de las que te van a querer vender. Por tanto, con estas ocho vas sobrado:
- Nombre del sistema y, también, el proveedor.
- Para qué se usa, en una frase.
- Área y persona responsable.
- Tipo de datos que entran, sobre todo si hay datos personales o de cliente.
- Si es cuenta de empresa o personal.
- Si el proveedor entrena con esos datos.
- Qué pasa si se equivoca, es decir, quién lo detecta.
- Decisión: se mantiene, se migra a cuenta de empresa o se retira.
Esa última columna es la importante, ya que un inventario sin decisiones es un censo y no una herramienta de gestión.
El error que convierte el ejercicio en papel mojado
Hemos visto esto varias veces, así que conviene avisar. Muchas empresas hacen el inventario una vez, lo guardan en una carpeta y no lo vuelven a abrir.
Luego, a los tres meses está obsoleto, porque en ese tiempo el equipo ha probado cuatro herramientas nuevas. Por tanto, lo que mantiene vivo el inventario no es la plantilla: es que alguien tenga la obligación de revisarlo cada trimestre y que dar de alta una herramienta nueva sea un trámite de dos minutos.
De hecho, ese trámite de dos minutos es más valioso que la tabla entera. Si pedir permiso cuesta más que saltárselo, la gente se lo salta.
Qué suele aparecer y qué hacer con ello
Cuando el inventario está terminado, los hallazgos se repiten tanto que, en resumen, casi se pueden predecir.
Primero, duplicidades: tres herramientas pagando por lo mismo. Así que ahí hay un ahorro inmediato que paga el ejercicio.
Segundo, cuentas personales con datos de clientes dentro. Eso se migra a licencia de empresa esta semana, no el trimestre que viene.
Tercero, automatizaciones huérfanas que siguen corriendo sin dueño. Se asignan o se apagan, aunque nunca se dejan como están.
Y cuarto, casos de uso buenos que solo conocía una persona. Ese es el hallazgo que más dinero genera, aunque sea el que menos se busca.
Preguntas frecuentes sobre el inventario de sistemas de IA
¿Vale una hoja de cálculo?
Sí, perfectamente. Sobre todo porque, en una empresa de menos de doscientas personas, una hoja compartida y bien mantenida es mejor que una plataforma que nadie actualiza.
¿Hay que inventariar también las funciones de IA de herramientas que ya teníamos?
Sí, sobre todo esas. Son las que más se olvidan y las que más datos ven, porque ya están dentro de vuestros sistemas.
¿Esto es obligatorio por ley?
El inventario como tal no aparece con ese nombre en la norma. Aun así, es la base práctica para demostrar cualquier obligación de gobernanza y es requisito del sistema de gestión de la ISO 42001, cuyo texto puedes consultar en la tienda de AENOR.
¿Por dónde empiezo si somos muy pequeños?
Por la encuesta de cinco preguntas. Luego, con diez personas la tienes resuelta en una tarde y ya te sirve.
Si quieres que lo hagamos contigo
En ArtiLabs hacemos este inventario como primer paso de cualquier proyecto de gobernanza, y suele ser la parte que más sorprende a dirección. Si quieres ver qué sale en tu empresa, cuéntanos tu caso.
